Promotion de votre évènement

Vous disposez d'outils pour créer et faire évoluer facilement le site public destiné à vos participants, vous avez ainsi la possibilité de personnaliser complètement son contenu et son apparence, de gérer des publicités, de publier des news, des annonces (blog), d'être efficacement référencé dans les moteurs de recherche. 

 Consulter des sites déjà réalisés pour nos clients

Disposez d'outils afin d'être présent et actif sur Internet

• Création et administration du site public avec un haut niveau de qualité 
  Compatibilité avec la majorité des navigateurs et tous types médias, (tablettes, smartphones, technologie Responsive Design)
• Modification de contenu aisée et en temps réel
• Bibliothèque congreStore^® de composants à télécharger (traduction automatique, compteur de place, ...)
• Création de pages au contenu adapté au statut du visiteur
• Programmation de modifications de contenus automatique à une date et une heure précise
• Indexation automatique des pages de contenu, génération automatique de SiteMap
• Gestion de flux d'actualités RSS, de billets, annonces
• Intégration des nouvelles technologies Internet, Blog, Facebook, Twitter, LinkedIn
• Gestion d'annonces publicitaires ou informatives
• Fonction de mailing (inscrits des années précédentes)
• Export des données
• Téléchargement et génération de fichier Acrobat PDF
• Gestion de votre programme DPC (Formulaire PRE et POST Congrès)
• Impression par l'inscrit de sa convention de formation ou de sa facture

Inscriptions et réservations

Gérez efficacement les inscriptions à votre manifestation ou à des évènements internes (conférences, séances,  ateliers, déjeuners, tables rondes, programme social…). 

Vos clients peuvent réserver et payer en ligne sur votre site public. Création et impression de confirmations avec codes barres ou QR-Code. Gestion de quotas avec alertes e-mail.

Proposez, une offre précise avec des tarifs variés :

• Stock de droits d'inscription illimités avec gestion de quotas
  et alertes e-mail
• Gestion de dates de bascule des tarifs d'inscription
  Changement de tarif à partir d'une date prédéfinie
• Gestion d'inscriptions internes à votre événement pour les inscrits ou les accompagnants
  Conférences, séances, Tables rondes, Ateliers, Déjeuners, Programme social, ...
• Création et gestion de votre programme DPC avec génération des documents et des formulaires PRE et POST Congrès
• Gestion des conventions de formation
• Gestion des intentions de participation aux conférences (taux de remplissage des salles)
• Personnalisation des courriers de réservation et de confirmation
  Editeur de texte intégré afin de créer vos propres courriers personnalisés avec les champs automatiques, code barres, QR code, images, tableaux
• Gestion des demandes de bourse
• Gestion des accompagnants
• Boutique de vente en ligne d'accessoires intégrés au bulletin d'inscription ou dans un module séparé
• Gestion automatique de dossiers avec plusieurs factures
• Gestion des frais d'annulation multi-dates
• Récapitulatif des ventes
• Gestion de stock groupé par catégorie
• Limitation des stocks ou simple gestion de quotas

Programme scientifique

Dans le cadre de la création d'un programme scientifique, vos inscrits peuvent soumettre leurs communications, évaluées par un ensemble de correcteurs, le tout directement en ligne. Grâce à notre système de gestion de contenu, votre programme prendra forme automatiquement et sera imprimable rapidement après la fin des corrections.

Organisez simplement l'évaluation des soumissions,
jusqu'à la création du programme

• Soumissions des communications en ligne
  Les auteurs peuvent soumettre leurs textes directement en ligne en une ou deux langues
  Formulaire de soumission personnalisable
  Stock illimité de thèmes de soumission proposés aux auteurs lors de leur soumission
  Tous les auteurs et co-auteurs sont automatiquement stockés et indexés dans une base de données
  Possibilité de déclencher l'envoi automatique d'un e-mail personnalisable aux co-auteurs des communications
   
• Gestion des correcteurs de 1 à 10
  Répartition des évaluations des résumés reçus à un groupe de correcteurs qui pourront les évaluer directement en ligne,
  vous avez la possibilité de gérer pour chaque communication entre 1 et 10 correcteurs.
  Chaque correcteur dispose dans son dossier, d'un onglet spécifique qui lui permet d'évaluer chacune des communications
  Vous disposez d'outils de suivi des évaluations directement en ligne et en temps réel
   
• Système de notation
  Le système de notation permet de définir 10 critères d'évaluations.
  Notation numérique (1 à n) ou en choix multiple (Très bien, bien, moyen, passable, refusé, ...)
   
• Assistance à la construction du programme
  Vous disposez d'outils de planification de vos sessions et communications. Vous pouvez donc ensuite aisément éditer la maquette de votre programme en vue d'une édition papier ou directement sur votre site public.
  
  Création automatisée : 
  • du programme
  • du livre
  • de l'index des auteurs

Boutique de vente en ligne

Pour compléter votre offre, vendez en ligne une sélection d'articles :

• Stock illimité d'articles, gestion de stocks avec alertes par e-mail
• Indexation par catalogues, type, fournisseur, ...
• Photos de l'article
• Texte descriptif
• Vente d'articles réservée aux exposants
• Boutique personnalisable
• Facturation séparée
• Paiement en ligne

Module d’administration

De nombreux autres outils sont à votre disposition, tel qu'une gestion des tâches, un planning avec actions automatisées, ainsi qu'une messagerie interne pour vous permettre de collaborer efficacement avec tous les acteurs de votre manifestation.

Disposez d'un outil complet et convivial

• Plateforme de gestion multi-utilisateurs (avec personnalisation des droits)
• Personnalisation de l'interface par utilisateurs
• Compatible multi-navigateurs
  (IE8 ou >, Chrome, Firefox, Safari, ...)
• Gestion de planning des utilisateurs
• Messagerie interne en direct
• Gestion d'interventions pré-programmées sur votre site public
• Accès FTP à votre espace serveur
  (envoi multi-fichier, multi-formats)
• Modification des images stockées sur le serveur
  (éditeur interne)
• Suivi des statistiques d'accès au site public
• Gestion de flux RSS
• Gestion d'annonces publicitaires ou informatives
• Création de formulaires interactifs destinés au site public

Module de paiement en ligne

Pour les paiements en ligne de vos clients, nous avons intégré à notre plateforme un des systèmes les plus sécurisés du marché PAYBOX SYSTEM®.

Vous disposez d'une interface de gestion des transactions incluant une option de remboursement permettant de recréditer la carte de vos clients.

Contrat avec votre banque

Vous devez impérativement demander l’ouverture d’un contrat monétique de Vente À Distance (VAD Internet) auprès d'un établissement bancaire. PAYBOX SYSTEM® étant totalement multi banques, vous pouvez ouvrir votre contrat de VAD Internet dans la banque de votre choix et en priorité rester dans votre banque actuelle. Les changements de banques sont gratuits.

La banque doit alors :

• Vous transmettre le n° à 7 chiffres correspondant à votre contrat monétique et vous indiquer le montant éventuel des commissions qu'elle vous facturera.
• La banque n’a pas besoin de vous fournir un TPE physique ou virtuel
• Dès l’accord de votre banque (pour l’ouverture du contrat monétique), vous pouvez renvoyer la fiche d’inscription à PAYBOX SERVICES pour la mise en place et le branchement de PAYBOX sur votre site.

Contrat avec PAYBOX

Vous avez la possibilité de choisir entre deux modes de fonctionnement, selon si vous désirez pouvoir utiliser votre système de paiement en ligne tout au long de l'année, ou si vous désirez baisser le coût en utilisant le module de paiement en ligne uniquement sur une période de l'année.

En fonction de votre choix, téléchargez et renvoyez à PAYBOX le dossier correspondant dûment complété.

L'investissement est réduit, vous devez vous acquitter une première fois des frais de mise en service, puis vous disposez d'un tarif mensuel intégrant les 100 premières transactions, ce qui sans dépassement en nombre de transactions vous fait un contrat au prix annuel de 291.72 Euros HT.

Dès réception de votre fiche d’inscription complétée en intégralité, PAYBOX SERVICES procède au paramétrage et à l’ouverture en mode test de votre compte.